Gestión documental aplicada al derecho y legislación

La gestión documental resulta necesaria en toda organización donde el volumen de documentos es tal que su manipulación de forma manual se hace inviable. Este sistema que ha de cumplir determinadas normas ISO proporciona ventajas para cualquier tipo de organización. La gestión documental aplicada al derecho y legislación ofrece una serie de oportunidades de ahorro de costes y mejora en la gestión de toda la comunicación que se genera en esta área. Y es precisamente en este sector donde se vuelve necesaria la implantación de una gestión documental adecuada, ya que además de los beneficios que puedan suponer para la propia empresa, también tiene un componente necesario para el cumplimiento legal y ético que la aplicación del derecho requiere. Hasta hace no muchos años, y en algunos despachos de abogados continúa siendo así, todos los documentos se generaban en papel, ya que era el sistema que proporcionaba mayor seguridad. Las nuevas tecnologías han ido cambiando la situación, y ahora se dispone de gestión documental mucho más rápidos, seguros y eficaces, ayudados de herramientas y programas para la gestión documental específicos para el desarrollo de esta actividad.
Gestión documental en despachos de abogados

Gestión documental en despachos legales

Cuando se trata de un área profesional en la que la cantidad de documentos que se genera es ingente, se requiere además un espacio adecuado para el almacenamiento físico de estos documentos en soporte papel. Las tareas de archivo, de modificación de documentos y de búsquedas, se vuelven lentas y rudimentarias. Un sistema de gestión documental agiliza todo este proceso, suponiendo además de una reducción del espacio físico necesario para el archivo de la información, un ahorro importante en costes de gestión. El comienzo de la aplicación de soluciones informáticas en esta área pasó por la utilización de procesadores de textos, bases de datos y gestores de correos electrónicos. A medida que el volumen de información va creciendo, esta forma de trabajar independientemente con cada aplicación se vuelve inoperativa. Además, si hasta no hace mucho el único dispositivo utilizado para el manejo de la información era el ordenador personal, hoy en día se utilizan portátiles, teléfonos inteligentes, tablets y otros dispositivos, por lo que se requiere un acceso multiplataforma a los datos almacenados.

Para los despachos de abogados y todas las organizaciones relacionadas con el derecho y la legislación, la gestión documental aporta además un valor añadido. Ofrece una reducción del riesgo profesional al que se ven sometidos todas estas organizaciones. Con este sistema es posible añadir una seguridad adicional a los documentos. Se pueden establecer diferentes controles sobre su visualización, modificación, impresión o borrado. El control de acceso a los documentos se realiza a nivel de usuario, pudiendo determinar diferentes roles a los que se asignan diferentes permisos, según el cargo que ocupe dicho usuario dentro de la organización. Toda manipulación sobre el documento queda registrada, tanto en lo referente al usuario que la ha realizado, como en lo relativo al momento justo, fecha y hora, en que dicho cambio se ha llevado a cabo.

Garantías y obligaciones relacionadas con los documentos

Todo profesional del derecho está obligado a guardar secreto sobre los documentos utilizados en su actuación profesional. Tiene la obligación de encargarse de la custodia de los documentos que reciba del cliente y de aquella que haya generado durante el proceso, teniendo que tenerla disponible si el interesado lo requiere. Una vez finalizada las actuaciones, deberá devolver a la persona titular toda aquella documentación que haya sido entregada previamente por ella y destruir otros documentos. La información que se maneja, ya sea de carácter fiscal, contable, laboral o mercantil es siempre información sensible y por tanto, el profesional ha de velar por su custodia y buen uso. Todos estos aspectos quedan cubiertos con la gestión documental.

La implantación de un sistema de gestión documental en despachos legales, al igual que otros sectores de actividad, requiere de la instalación del hardware y del software necesarios, así como del establecimiento de sistemas de trabajo y protocolos, que atendiendo a la legislación vigente, garantice todas estas cuestiones y ofrezca a los usuarios un pleno acceso a la información, así como a su eliminación cuando así lo solicite.